นโยบายระยะเวลาการจัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคล

นโยบายฉบับนี้จัดทำขึ้นเพื่อกำหนดหลักเกณฑ์และระยะเวลาในการจัดเก็บ ใช้ และทำลายข้อมูลส่วนบุคคลที่บริษัทเก็บรวบรวมจากการให้บริการแพลตฟอร์ม "เพื่อนทนาย" เพื่อให้เป็นไปตามพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 ("PDPA") และหลักการ:

• การเก็บข้อมูลเท่าที่จำเป็น (Data Minimization)
• การจำกัดระยะเวลาการจัดเก็บ (Storage Limitation)
• ความโปร่งใสและตรวจสอบได้ (Accountability)

นโยบายนี้ใช้บังคับกับข้อมูลส่วนบุคคลทุกประเภทที่บริษัทเก็บรวบรวม ประมวลผล หรือจัดเก็บ รวมถึงแต่ไม่จำกัดเพียง:

• ข้อมูลผู้ใช้บริการ
• ข้อมูลทนายความของบริษัทและทนายความอิสระ
• ข้อมูลการนัดหมายและธุรกรรม
• ข้อมูลการสื่อสาร (ข้อความแชท อีเมล การสนทนาผ่านระบบ)
• ข้อมูลทางเทคนิคและบันทึกการใช้งานระบบ (Log data)

บริษัทจะจัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคลไม่เกินระยะเวลาที่จำเป็น ตามวัตถุประสงค์ที่แจ้งไว้ในประกาศความเป็นส่วนตัวและพิจารณาจากปัจจัยดังต่อไปนี้:

• ระยะเวลาของความสัมพันธ์ทางสัญญา
• ความจำเป็นในการใช้เป็นหลักฐานทางกฎหมาย
• อายุความตามกฎหมายแพ่ง พาณิชย์ ภาษี หรือกฎหมายอื่นที่เกี่ยวข้อง
• ความจำเป็นในการป้องกันหรือระงับข้อพิพาท
• ภาระหน้าที่ตามกฎหมายหรือคำสั่งของหน่วยงานรัฐ

4.1 ข้อมูลบัญชีผู้ใช้และทนายความ

• ระยะเวลาการจัดเก็บ: ตลอดระยะเวลาที่มีบัญชีใช้งาน และต่ออีกไม่เกิน 3 ปี นับแต่วันที่ยกเลิกบัญชี เหตุผล: เพื่อการจัดการข้อร้องเรียน ความปลอดภัยของระบบ และการใช้สิทธิทางกฎหมาย

4.2 ข้อมูลการนัดหมายและการให้บริการ

• ระยะเวลาการจัดเก็บ: ไม่เกิน 3 ปี นับจากวันที่บริการสิ้นสุดหรือเคสถูกปิด เหตุผล: เพื่อเป็นหลักฐานการให้บริการ การตรวจสอบข้อพิพาท และการปฏิบัติตามกฎหมาย

4.3 บันทึกข้อความแชทและเอกสารแนบ:

• แชทในเคสที่เสร็จสิ้น: ไม่เกิน 3 ปีนับจากวันที่ปิดเคส (อายุความทั่วไป / การตรวจสอบข้อพิพาท)
• แชทเบื้องต้น (ไม่มีการจอง): ไม่เกิน 1 ปีนับจากการสนทนาครั้งสุดท้าย (วิเคราะห์การใช้งาน)
• กรณีมีข้อพิพาท: เก็บต่อจนกว่ากระบวนการจะเสร็จสิ้น (การใช้สิทธิและป้องกันข้อพิพาท)

4.4 ข้อมูลธุรกรรมและการชำระเงิน

• ระยะเวลาการจัดเก็บ: ตามระยะเวลาที่กฎหมายบัญชีและภาษีกำหนด (ไม่เกิน 5–10 ปี) เหตุผล: การปฏิบัติตามกฎหมายและการตรวจสอบทางการเงิน

4.5 ข้อมูลทางเทคนิคและ Log data

• ระยะเวลาการจัดเก็บ: ไม่เกิน 1 ปี นับจากวันที่บันทึกข้อมูล เหตุผล: ความปลอดภัยของระบบ การตรวจสอบการใช้งานที่ผิดปกติ และการป้องกันการทุจริต

4.6 บันทึกการให้/เพิกถอนคำยินยอม (Consent Log)

• ระยะเวลาการจัดเก็บ: ตลอดระยะเวลาที่มีการประมวลผลข้อมูล และต่ออีกไม่เกิน 3 ปี หลังสิ้นสุดการประมวลผล เหตุผล: เพื่อเป็นหลักฐานการปฏิบัติตาม PDPA

บริษัทอาจเก็บรักษาข้อมูลส่วนบุคคลเกินกว่าระยะเวลาที่กำหนดในนโยบายนี้ หากมีเหตุจำเป็น เช่น:

• อยู่ระหว่างการดำเนินคดี การสอบสวน หรือข้อพิพาท
• จำเป็นต่อการปฏิบัติตามกฎหมายหรือคำสั่งของหน่วยงานรัฐ

เมื่อเหตุจำเป็นดังกล่าวสิ้นสุด บริษัทจะดำเนินการทำลายข้อมูลโดยเร็ว

เมื่อครบกำหนดระยะเวลาการจัดเก็บ บริษัทจะดำเนินการอย่างใดอย่างหนึ่งดังต่อไปนี้:

• ลบข้อมูลออกจากระบบอย่างถาวร (Secure Deletion)
• ทำลายเอกสารทางกายภาพ
• ทำให้ข้อมูลไม่สามารถระบุตัวบุคคลได้ (Anonymization)

โดยใช้มาตรการที่เหมาะสมและไม่สามารถกู้คืนข้อมูลได้

การจัดเก็บข้อมูลตามนโยบายนี้ไม่กระทบสิทธิของเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลตาม PDPA ทั้งนี้ การใช้สิทธิขอลบหรือระงับการใช้ข้อมูลอาจถูกจำกัดในบางกรณี หากบริษัทมีหน้าที่ต้องเก็บข้อมูลตามกฎหมายหรือเพื่อการใช้สิทธิทางกฎหมาย

บริษัทจะทบทวนและปรับปรุงนโยบายฉบับนี้เป็นระยะ เพื่อให้สอดคล้องกับ:

• การเปลี่ยนแปลงของกฎหมาย
• ลักษณะการให้บริการของแพลตฟอร์ม
• แนวปฏิบัติด้านการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล

หากมีข้อสงสัยเกี่ยวกับนโยบายระยะเวลาการจัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคล กรุณาติดต่อ:

• บริษัท ลอว์ เมต โซลูชั่นส์ จำกัด
• อีเมล: lawmatesolutions@gmail.com